loading

Användarmanual Webbeställningar

Den här manualen beskriver hur de verktyg som enheter kan beställa vikarier med i WinLas via webbmodulen.

Tillgängliga funktioner

Registrering/Inloggning

Du kan logga in antingen som enhet eller med ditt personliga användarkonto. Första gången behöver du få inloggningsuppgifter ifrån bokningsenheten.

Logga in som enhet

Kryssa i bocken "Logga in som en arbetsplats". Nu får du välja arbetsplats ifrån en lista istället för att skriva in användarnamnet. Välj din arbetsplats och ange det lösenord du fick ifrån bokningsenheten och klicka på . Du har nu rättigheter att beställa vikarier för den arbetsplatsen du loggade in med.

Registrera ett konto

Om du ofta loggar in på WinLas Webbeställning rekommenderas att du skapar ett eget konto. Då kan du du kan ange ett eget användarnamn och lösenord när du loggar in. Du kan också välja flera arbetsplatser, så att du inte behöver logga ut och logga in igen om du behöver beställa vikarier på olika arbetsplatser. Om du använder WinLas övriga webbmoduler, som t.ex. vikariekalendern, kommer du åt de funktionerna ifrån samma inloggning.

Klicka på registrera på startsidan. Välj sedan användare: "Beställare". I registreringsformuläret ska du fylla i ditt personnummer och epostadress. Du får välja valfritt användarnamn (som inte är upptaget av en annan användare) och ett eget lösenord. Därefter behöver du knyta några arbetsplatser till kontot. Det här behöver du bara göra en gång. Nästa gång du loggar in kommer systemet ihåg dina arbetsplatser. Välj arbetsplats i listan och ange respektive du fått ifrån bokningsenheten. Klicka på "Registrera".

<Skärmdump - Registreringsformulär>

Om ditt personnummer redan finns i vikariedatabasen visas nu din adress och personuppgifter. Skriv in lösenordet till Vikariekalendern och klicka på "Spara" för att uppgradera ditt vikariekonto till beställarkonto.

Beställ vikarier

Klicka på kundkorgsikonen.
Fyll i formuläret. Om du bara är knyten mot en arbetsplats kan du inte välja att byta. När du har fyllt i alla fält; klicka på . Om du missat något fält eller fyllt i felaktiga värden visas en varning. Annars visas din beställning till höger.

Det går att direkt lägga till en till beställning innan den skickas in. Detta kan vara användbart om det t.ex. behövs en vikarie för flera dagar framåt. Då ändrar du bara datumet och klickar på igen, en gång per dag. Klicka på när du är klar. Om du är inloggad som arbetsplats behöver du här fylla i ditt namn, annars är användarsignaturen förifylld.

<Skärmdump - Vikariebeställning;

Efter du skickat in beställningen kan du se ett kvitto på alla inskickade pass.

Följ upp beställning

I beställningswebben kan du se status på alla beställningar du skickat in. Beroende på status kan du redigera, avboka, godkänna eller attestera beställningen.

Klicka på dagboksikonen.
Direkt när du kommer in visas alla pass från idag och tre dagar framåt. Du kan ändra sökurvalet för att få upp andra pass. Om rutorna "Bokad av" och "Attribut" lämnas blanka visas alla beställningar, oavsett beställare respektive attribut.

<Skärmdump - Uppföljning av beställning>

Klicka på en rad för att få upp mer information om en beställning. Om beställningen ännu inte blivit behandlad kan du eller den. När den väl blivit preliminärbokad på en person måste du dock ringa till bokningsenheten om det blivit något fel. När beställningen blivit upplagd som tjänstgöring ska vikarien bekräfta passet innan beställaren kan godkänna.

<Skärmdump - Bokningsinformation>

Efter slutfört pass ska beställaren attestera beställningen. Passets sluttid måste ha passerat innan det går att attestera. Vikarien måste också ha bekräftat. Om tiderna inte stämmer måste bokningsenheten kontaktas. Om allt ser bra ut och vikarien har arbetat den angivna tiden attesteras passet genom att klicka på . Beställningen måste attesteras innan tjänstgöringsrapporten kan godkännas.

Levande Jourlistan

Syftet med Levande Jourlistan är att hitta vikarier på tider då bokningsenheten inte är på plats. T.ex. på kvällar och helger. Det går att söka fram tillgängliga vikarier de närmsta dagarna. Efter att de bokats försvinner de ifrån listan för nästa person som söker och listan blir därför levande.

1. Sök fram personal

Börja att leta fram personal. Välj en eller flera dagar där du behöver en vikarie. Förvalt är dagens datum. Om det krävs något attribut, t.ex. delegering eller någon utbildning väljs det ifrån attributslistan. Om kryssrutan "Visa även i andra hand" är förbockad visas även vikarier som har arbetsplats och attribut i andra hand. Det kan vara t.ex. om de inte är vana att arbeta på enheten eller om de är under utbildning. När du klickat på visas alla vikarier som matchar sökkriterierna. Om du inte fått träff på någon av dagarna visas ett varningsmeddelande.

2. Välj en lämplig person

I sökurvalet sorteras personerna först och främst efter prioordning. De i lägst priogrupp visas överst. I kolumnen till höger om vikarielistan förkortas priogrupperna som P1, P2, etc. Håll musen över kolumnen för att se vad gruppen betyder. Exempel på priogrupper: Poolanställda, Timvikarier, Mertidare, Sällanjobbare. Välj först och främst personal från priogrupperna längst upp i listan. Det finns dock ett undantag. Om personalen har jobbat mer än 155 timmar under månaden visas -ikonen. För att inte bokningen ska generera övertid rekommenderas att enhetschef kontaktas innan bokningen genomförs.

<Skärmdump - Levande Jourlista>

Välj en person som har ett svart streck under den tid du vill boka. Klicka på namnet för att få mer information. Nu visas alla arbetsplatser, befattningar, telefon-nummer samt vilken ort personen kommer ifrån. Nästa steg är att ringa upp och fråga om hen verkligen kan arbeta den angivna tiden. Om hen tackar nej ska bocken "Tillfrågad tackad nej" bockas i. Då rapporteras detta som en avvikelse till bokningsenheten. Om personen tackar ja; klicka på för att gå vidare till nästa steg.

3. Skicka in beställningen

Efter du hittat och bestämt dig för att boka upp en vikarie kommer du till formuläret för att fylla i detaljerna. Valen du gjorde i första steget är förvalda (arbetsplats och attribut). Välj orsak till beställningen, vem som ersätts, tid, jour, rast och eventuella anteckningar. Du kan bara välja bland de dagarna du sökte fram i steg 1. Tiden du valde får inte krocka med någon av personens redan utlagda tjänstgöring. Vikarien måste också vara disponibel under en del av passet. Klicka på när du fyllt i all information. Du kan lägga upp flera pass på en gång på personen om ni kom överens om det muntligt i steg 2.

Precis som vid en vikariebokning får du upp de passen du lagt till i en lista till höger. Här visas den under personens tillgänglighetskalender. Klicka på när du är klar. Du får nu ett kvitto över att allt gått bra och att bokningen inte krockar med någon befintlig tid. Passet ligger som "preliminär bokning" fram till bokningsenheten har godkänt den. Vikarien ser inte heller den i sin kalender innan bokningsenheten har hanterat den. Bokningen är dock markerad som godkänd av både vikarie och beställare i och med att ni muntligt godkände den i telefonsamtalet i steg 2.

Systemkrav

WinLas Bokning är testad i följande webbläsare:

  • Internet Explorer 9 (med kompabilitetsläge avaktiverat)
  • Internet Explorer 10
  • Google Chrome
  • Mozilla Firefox
  • Opera

Du måste godkänna kakor (cookies) i webbläsaren och ha JavaScript aktiverat för att kalendern ska fungera.
Rekommenderad upplösning är 1280x1024px eller större